Khi một công dân Hoa Kỳ qua đời ở nước ngoài, bệnh viện hoặc cảnh sát địa phương thường sẽ thông báo cho Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Hoa Kỳ tại quốc gia đó.
Sau khi nhận được thông tin, viên chức lãnh sự sẽ liên hệ với thân nhân hoặc người đại diện hợp pháp của người quá cố, đồng thời hỗ trợ cung cấp các thông tin cần thiết như:

– Quy định về chôn cất hoặc hỏa táng tại địa phương,

– Hướng dẫn vận chuyển thi hài hoặc tro cốt về Hoa Kỳ,

– Các thủ tục hành chính liên quan khác.

Khi một công dân Hoa Kỳ qua đời ở nước ngoài, viên chức lãnh sự sẽ phối hợp với chính quyền địa phương và đại diện hợp pháp của người mất để hoàn tất thủ tục đưa thi hài về nước.

Thông thường, hồ sơ cần có bốn loại giấy tờ chính:

1. Giấy chứng nhận an táng lãnh sự – được viết bằng tiếng Anh, dùng cho thủ tục hải quan và vận chuyển thi hài;

2. Giấy chứng tử địa phương – xác nhận danh tính, nguyên nhân tử vong và được chứng nhận bởi cơ quan đăng ký tử vong của nước sở tại;

3. Bản tuyên thệ của giám đốc nhà tang lễ – xác nhận quan tài chỉ chứa hài cốt, quần áo và vật liệu đóng gói hợp lệ, đồng thời nêu rõ tình trạng ướp xác;

4. Giấy phép quá cảnh – do cơ quan y tế tại cảng khởi hành cấp, ghi rõ thông tin cá nhân và nguyên nhân tử vong.

Trong một số trường hợp đặc biệt, có thể yêu cầu thêm giấy tờ khác theo quy định. Viên chức lãnh sự sẽ đảm bảo tất cả hồ sơ hợp lệ đi kèm với thi hài khi vận chuyển về Hoa Kỳ.