Khi một công dân nước ngoài qua đời tại Nhật Bản, bước đầu tiên là thông báo cho cảnh sát địa phương và cơ quan y tế. Sau khi hoàn tất quá trình xác minh nguyên nhân tử vong, giấy chứng tử (Death Certificate) sẽ được cấp bởi cơ quan hành chính hoặc bệnh viện.

Đối với người nước ngoài, Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán của quốc gia liên quan cũng phải được thông báo. Đây là điều kiện tiên quyết để tiến hành các thủ tục hồi hương, đặc biệt trong trường hợp cần hỗ trợ pháp lý hoặc xin giấy phép vận chuyển thi hài ra khỏi Nhật Bản.

Trước khi xuất cảnh thi hài, cần có đầy đủ bộ hồ sơ hợp lệ theo quy định của Nhật Bản và quốc gia tiếp nhận. Bộ hồ sơ thường gồm:

• Giấy chứng tử (Death Certificate) – bản gốc và bản dịch công chứng sang tiếng Anh hoặc tiếng của nước hồi hương.

• Giấy chứng nhận embalming (Embalming Certificate) – xác nhận thi hài đã được xử lý vệ sinh.

• Giấy chứng nhận không nhiễm bệnh truyền nhiễm (Non-Infectious Certificate) – do bác sĩ hoặc cơ quan y tế cấp.

• Giấy phép xuất cảnh thi hài (Export Permit for Human Remains) – do cơ quan hành chính Nhật cấp.

• Hộ chiếu của người mất và người đại diện thân nhân.

• Giấy ủy quyền (nếu thân nhân không trực tiếp có mặt).

Tất cả giấy tờ này được nộp qua đại diện Lãnh sự để hợp pháp hóa và nộp cho hãng hàng không trước khi đặt chuyến bay.

Nhật Bản nổi tiếng với tính kỷ luật và tôn trọng nhân phẩm con người, kể cả trong cái chết. Việc chuẩn hóa quy trình hồi hương thi hài giúp đảm bảo rằng người đã khuất được ra đi trong tôn trọng và an toàn, còn gia đình được an tâm trong những thủ tục phức tạp.

Mọi bước — từ khâu xác nhận y tế, embalming, niêm phong, đến vận chuyển — đều tuân thủ nghiêm ngặt quy định của Bộ Y tế Nhật Bản, IATA, và các hiệp ước quốc tế về an toàn sinh học.